Graf Email Archive
E-Mail-Archivierung aus dem Journal-Postfach für Compliance & E-Discovery
Jede Nachricht aus Ihren Journal-Postfächern, als Original-.eml auf Ihrem
eigenen Server gespeichert, per Hash verifiziert und in Sekunden durchsuchbar — von
Compliance- und Rechtsteams in der Admin-Konsole und von jedem Mitarbeitenden,
beschränkt auf die eigene Post, über ein Portal — Anmeldung mit dem Active-Directory-Konto des Unternehmens. Das Archiv läuft
On-Premises, Maildaten verlassen das Unternehmen also nie. Im Produktiveinsatz bei
einer Industrie-Holding in der Türkei mit rund 1.000 Postfächern.
Vom Journal-Postfach zum durchsuchbaren Archiv
Ihre Mailplattform legt eine Kopie jeder Nachricht in einem Journal-Postfach ab. Graf Email Archive holt sie dort ab und hält zwei Dinge getrennt: die Originalnachricht als Beleg und den daraus aufgebauten Suchindex.
| Schritt | Was passiert |
|---|---|
| 1 · Abholen | Verbindet sich per POP3 oder IMAP mit Journal-Postfächern — auch mit Microsoft 365 über OAuth2 (XOAUTH2) — und entpackt Exchange-Journal-Umschläge. |
| 2 · Filtern | Drop-Regeln halten automatisiertes Rauschen wie Monitoring-Alerts und Cron-Mails aus dem Archiv heraus. |
| 3 · Speichern & prüfen | Die originale Roh-.eml wird inhaltsadressiert über ihren SHA-256-Hash auf die Festplatte geschrieben und über denselben Hash dedupliziert. |
| 4 · Vom Server entfernen | Erst wenn der Hash der gespeicherten Kopie verifiziert ist, wird die Nachricht vom Mailserver gelöscht. |
| 5 · Indexieren & suchen | Elasticsearch indexiert die Nachricht samt extrahiertem Anhangstext für Volltextsuche und Reports. |
Finden, belegen, herausgeben
Volltextsuche
Suche in Nachrichtentexten und extrahiertem Anhangstext, gefiltert nach Absender, Empfänger, Betreff, Zeitraum und Postfach.
Reports
Top-Absender, Top-Empfänger, Top-Domains und tägliches Mailvolumen — wer mit wem wie viel kommuniziert, auf einen Blick.
Export & PST
Ergebnisse als ZIP mit .eml-Dateien, als mbox oder CSV exportieren. Historische Mails aus PST-Dateien importieren und bei Bedarf als PST exportieren.
Drop-Regeln
Monitoring-Alerts, Cron-Ausgaben und andere automatische Mails bleiben draußen — Suchen liefern Korrespondenz statt Rauschen.
Audit-Log
Sensible Aktionen werden in einem Audit-Log festgehalten — damit ist auch der Zugriff auf das Archiv selbst dokumentiert.
Aufbewahrung
Wie lange der Suchindex vorgehalten wird, steuert Elasticsearch Index Lifecycle Management (ILM) — konfigurierbar, zum Beispiel rund sieben Jahre. Die Original-.eml-Dateien im Rohspeicher werden separat aufbewahrt und von ILM nicht gelöscht.
Zwei Zonen und eine API für Ihr Intranet
| Zugang | Wer ihn nutzt | Was möglich ist |
|---|---|---|
| Admin-Konsole | Compliance, Recht und IT | Archivweite Suche, Reports und Exporte; lokale oder Active-Directory-Konten mit Rollen, SMS-Einmalcode als zweiter Faktor |
| Archivportal | Alle Mitarbeitenden | Anmeldung mit dem Active-Directory-Konto des Unternehmens (LDAP, On-Premises), geschützt durch eine Cloudflare-Turnstile-Prüfung und einen SMS-Einmalcode; Suche ausschließlich in selbst gesendeten oder empfangenen Mails |
| Service-API | Ihr Intranetportal | Archivsuche ins Firmenintranet einbetten, beschränkt auf den angemeldeten Benutzer |
Ein Archiv, auf das Verlass ist
- Das Original ist der Beleg: die Roh-
.emlliegt inhaltsadressiert per SHA-256 auf der Festplatte — der Suchindex wird daraus aufgebaut, nicht umgekehrt. - Erst prüfen, dann löschen: eine Nachricht verlässt den Mailserver erst, wenn ihre archivierte Kopie per Hash verifiziert ist.
- Wiederaufbaubarer Index: Elasticsearch lässt sich jederzeit per Reindex aus dem Rohspeicher neu aufbauen.
- Keine Duplikate: dieselbe Nachricht wird nur einmal gespeichert, dedupliziert über ihren SHA-256-Hash.
- Eine fehlerhafte Nachricht blockiert nie das Postfach: eine nicht archivierbare Nachricht wird erneut versucht und nach einer konfigurierbaren Zahl von Versuchen in Quarantäne genommen, die Rohkopie bleibt erhalten — sie kann weder die Abholung aufhalten noch das Postfach volllaufen lassen.
Für die Teams, die die schwierigen Fragen bekommen
Compliance
Ein vollständiger Bestand gesendeter und empfangener Mails — die Original-.eml-Dateien im Rohspeicher, der Suchindex für den von Ihnen konfigurierten Zeitraum — mit Audit-Log sensibler Aktionen. Sie bereiten ein Audit vor? Lesen Sie unseren Leitfaden zur ISO-27001-Readiness.
Recht & E-Discovery
Anfragen mit Filtern und Anhangstext über alle archivierten Postfächer eingrenzen und das Ergebnis als .eml, mbox, CSV oder PST herausgeben.
IT
Läuft auf einem Standard-Ubuntu-Server mit systemd und nginx. Mitarbeitende durchsuchen ihre eigenen Mails im Portal, angemeldet mit ihrem Active-Directory-Konto, und der Index lässt sich jederzeit aus dem Rohspeicher neu aufbauen.
Auf Ihrem Server, in Ihrem Netz
- On-Premises: Installation auf dem eigenen Ubuntu-Server des Kunden, Betrieb unter systemd hinter nginx — Maildaten verlassen das Unternehmen nicht.
- Microsoft 365 und Exchange-Journaling: Abholung per POP3 oder IMAP, mit OAuth2 (XOAUTH2) für Journal-Postfächer in Microsoft 365.
- Datenschutz durch Architektur: Bleiben Mails in Ihrer eigenen Infrastruktur, lassen sich DSGVO-Pflichten leichter erfüllen.
- Im Produktiveinsatz: archiviert rund 1.000 Postfächer für eine Industrie-Holding in der Türkei.
Häufige Fragen
Verlassen unsere E-Mails das Unternehmen?
Nein. Graf Email Archive läuft On-Premises auf Ihrem eigenen Ubuntu-Server. Rohnachrichten, Suchindex und Audit-Log bleiben in Ihrem Netz.
Funktioniert es mit Microsoft 365?
Ja. Es verbindet sich per POP3 oder IMAP mit Journal-Postfächern, nutzt OAuth2 (XOAUTH2) für Microsoft 365 und entpackt Exchange-Journal-Umschläge.
Können Mitarbeitende ihre eigenen Mails durchsuchen?
Ja. Mitarbeitende melden sich im Archivportal mit dem Active-Directory-Konto des Unternehmens an (LDAP, On-Premises), geschützt durch eine Cloudflare-Turnstile-Prüfung und einen SMS-Einmalcode als zweiten Faktor, und jede Person kann nur Mails durchsuchen, die sie selbst gesendet oder empfangen hat. Die Service-API wendet dieselbe benutzerbezogene Einschränkung an, wenn die Archivsuche in Ihr Intranet eingebettet ist.
Können wir Mails aus der Zeit vor dem Archiv übernehmen?
Ja. Historische Mails lassen sich aus PST-Dateien importieren; archivierte Mails können als PST, als ZIP mit .eml-Dateien, als mbox oder CSV exportiert werden.
Was passiert, wenn der Suchindex verloren geht oder eine Nachricht nicht verarbeitet werden kann?
Der Index wird per Reindex aus dem Roh-.eml-Speicher neu aufgebaut. Eine fehlerhafte Nachricht wird erneut versucht und nach einer konfigurierbaren Zahl von Versuchen in Quarantäne genommen, die Rohkopie bleibt erhalten — so blockiert sie das Postfach nie.
Ihr Mailarchiv im eigenen Haus
Erzählen Sie uns, wie viele Postfächer Sie betreiben und wo Ihre Mails liegen — Microsoft 365 oder Exchange — und wir zeigen Ihnen, wie das Archiv auf Ihrem eigenen Server laufen würde.
Demo buchen